6 علت متداول افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی

به راحتی می توان گفت که افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی به یک وضعیت بحرانی تبدیل شده است. در واقع، طبق مطالعات انجام شده فقط 31 درصد از کل پروژه ها توانسته اند طبق بودجه پیش بینی شده فرآیند اجرای ساختمان را به سلامت طی کنند. با این حال، با بررسی دقیق این موضوع و تأثیر آن در بهره وری کلی صنعت ساختمان، افزایش هزینه ها هنوز هم یک نگرانی ثابت است. اما چه دلایلی به افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی منرج می شود؟ برای پاسخ با مقاله دیگری از ایران بیلدینگ همراه باشید.

علل متداول افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی

برای دانستن چگونگی رسیدگی به افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی، درک ریشه این مسئله مهم است. بارها و بارها، اشاره به موضوعات عمیق تر در مدیریت پروژه، برنامه ریزی و بودجه بندی که از ابتدای پروژه به طور نامناسب تنظیم شده اند، اصل اساسی مشکلات مربوط به هزینه ها ساخت و ساز هستند.

اگرچه آب و هوای شدید یا نیروهایی که خارج از کنترل هستند نیز می توانند بودجه را تحت تأثیر قرار دهند اما در بیشتر موارد، عدم کنترل پروژه نتیجه آنالیز یا برنامه ریزی نادرست قبل از شروع ساخت است. به موازات برنامه ریزی بهتر، فنآوری همچنین می تواند به کاهش مشکلات رایج یا عناصری که منجر به افزایش هزینه ها می شوند نیز کمک کند و اطمینان بدهد که کارآیی و سود به حداکثر می رسد.

برای کمک به شما در حداقل نگه داشتن هزینه های اضافی، در زیر برخی از متداول ترین عوامل در افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی را یادآوری می کنیم تا برخی از استراتژی های اساسی را که امروزه می توانید برای بودجه بندی اصولی پروژه های خود انجام دهید را ارائه می دهیم:

1- برآورد نادرست هزینه و زمان

در حالی که بسیاری از ذی نفعان یک پروژه، مشتاق شروع ساخت آن هستند، اگر برای شروع کار مشکل بودجه بندی دارید، پروژه شما از روز اول به سمت اضافه هزینه پیش می رود. در بسیاری از موارد، برخی از پروژه ها نیز بر اساس یک اندازه مناسب ارزیابی می شوند. بنابراین، برای موفقیت پروژه بسیار مهم است که در مرحله پیش از ساخت در مورد بودح و مهلت تعین شده تحویل پروژه، دقیق و واقع بین بود.

تخمین دقیق پروژه حتی می تواند در روند RFP نیز شروع شود. این فرصتی است که معماران، پیمانکاران و مالکان می توانند نگرانی های خود را در مورد بودجه و برنامه زمانی پروژه بیان کنند. اگر به نظر می رسد که هیچ یک از طرفین از زمان بندی یا بودجه واقعی مطلع نیستند، این باید نشان دهنده یک خط قرمزی باشد که پروژه را از حالت طبیعی خود خارج می کند.

اگر این فرآیند بتواند قبل از شروع ساخت و ساز با موفقیت مسائل بالقوه را شناسایی کند، ممکن است خدمات پیش ساخت و طراحی تا 15 درصد از بودجه را تأمین کند اما این 15 درصد در مقایسه با هزینه پس انداز شده برای فرآیند، چیزی نخواهد بود! به دلیل فرصت صرفه جویی در هزینه، پیش ساخت نیز به همان اندازه مرحله ساخت مهم است که واقعاً زمینه را برای یک پروژه پیچیده فراهم کند.

یک مرحله برنامه ریزی جامع تضمین می کند که شما یک روند مستند سازی بهتر، سردرگمی کمتر بین مدیران و یک برنامه زمانبندی مناسب برای پروژه خواهید داشت که همه به کاهش هزینه های آینده کمک می کنند.

2- خطاهای جدی در طراحی پروژه

از طرف دیگر، حتی اگر زمان و منابع مناسبی را برای برآورد دقیق بودجه و زمان بندی در مرحله برنامه ریزی پیش از ساخت اختصاص دهید، اگر برنامه های طراحی شما معیوب باشند، به طور حتم مقصر هزینه های زیاد در پروژه های ساختمانی خواهید بود. کمبودها برای صاحبان و طراحان بسیار شایع هستند، به طوری که یک مطالعه از مهندسین تخمین می زند که خطاهای طراحی 38 درصد از افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی را تشکیل می دهند.

در عین حال، برنامه های ناقص یا نادرست تقریباً همیشه منجر به انجام کارهای غیراستاندارد از طرف پیمانکاران می شوند که می تواند منجر به جنگ های حقوقی شوند. خوشبختانه، این نوع اختلافات در بسیاری از شرایط کاملاً قابل اجتناب هستند. در مرحله طراحی، نرم افزار ساخت با اطمینان از اینکه همۀ در یک مسیر حرکت می کنند، می تواند به کاهش خطاها یا طراحی های ناقص کمک کند.

مدیریت پروژه با استفاده از نرم افزاری که می تواند تغییرات زمان واقعی را در نظر بگیرد، بسیار ضروری است. اگر پروژه تغییر غیرمنتظره‌ای در دامنه یا فرآیندش داشته باشد، بسیار ساده تر است که این تغییرات در طراحی را نسبت به ترسیم مجدد مدل ها روی کاغذ! به یک مدل دیجیتالی پویا تبدیل کند.

متناوباً، برای اینکه پیمانکاران اصلی و فرعی بتوانند مطابق با مشخصات، طراحی را ارائه دهند، مالکان باید در مورد محدوده کار و وظایف عملکرد مشخص در مرحله قرارداد توافق کنند. این اسناد باید شامل ارجاعات روشنی به کلیه مشخصات پروژه در مورد اسناد طراحی، ضمانت کار دقیق انجام شده توسط پیمانکاران، نمودار یا تعریف تخصیص ریسک و فرآیندی برای مسائل پیش بینی نشده باشد.

از همه مهمتر، اگر اختلافات در حین ساخت و ساز اتفاق نیفتند، بنابراین در هزینه های حقوقی سنگین علاوه بر اضافه برداشت های دیگری که ممکن است رخ دهد، این قرارداد باید حل و فصل اختلاف و یا روند میانجیگری را تعریف کند. با افزودن سطح امنیتی اضافی برای اطمینان از صحیح بودن طرح ها و واضح بودن انتظارات، به دلیل کارهای اصلاحی در مرحله ساخت، پروژه مجبور به افزایش هزینه زیاد نخواهد بود.

3- برنامه ریزی برای تغییر سفارش‌ها

اغلب در رابطه با خطاهای طراحی، تغییر دستورات دلیل عمده دیگری برای هزینه های زیاد در پروژه های ساختمانی است. وقتی مالک یا پیمانکار متوجه می شود که طرحی کارآیی ندارد یا وقتی بخواهد مشخصات، اصلاحات یا الزامات جدیدی را پس از اتمام مدل های اولیه و بودجه ارائه دهد، دستور تغییر اتفاق می افتد.

الزامات اضافی به طور کلی منجر به هزینه های بیشتری می شوند که بدیهی است بودجه اصلی پروژه را نفی می کنند. اگر پیشرفت های دیگری جنبه های پروژه را تحت تأثیر قرار دهند، ممکن است لازم باشد زمان اضافی، نیروی انسانی و مواد مورد نیاز، برای تکمیل یک طرح جدید به عنوان هزینه بیش از حد طبقه بندی شوند.

در نتیجه، معمولاً می توان تغییرات را در مرحله قرارداد، به بهترین نحو مورد رسیدگی قرار داد. اگر این مهم زودتر از موعد رسیدگی نشود، پیمانکاران ممکن است در صورت عدم برنامه ریزی صحیح از ابتدا برای شروع کار، هزینۀ کل قرارداد را از قبل افزایش دهند.

اگر از نرم افزارهای ساختمانی خاصی استفاده می کنید، ممکن است توانایی شبیه سازی راه حل های مختلف برای تغییر دامنه و بودجه را در مرحله پیش ساخت داشته باشید. محاسبه زودتر از زمان راه حل های مختلف فرآیند، بسیار ساده خواهد بود و شما می توانید ضمن کاهش تعداد منابع اضافی، سطح جدیدی از عملکرد را پیدا کنید. اگرچه تغییرات دامنه ممکن است ضروری باشند اما باید به طور پیشگیرانه مدیریت شوند و زودتر از موعد بررسی گردند تا احتمال افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی کاهش یابد.

4- خطاهای مدیریت

اگر مدیران پروژه نتوانند خود را با پیشرفت پروژه هماهنگ کنند، حتی با طراحی مناسب و بدون تغییر، پروژه همچنان می تواند با هزینه های زیادی مواجه شود. وقتی حتی اشتباهات کوچکی بین تیم مدیریت رخ می دهد، نتایج می توانند فاجعه بار باشند. به علاوه، اگر خطوط ارتباطی بین مدیران محدود باشد، مشکلاتی که در یک جنبه از یک پروژه رخ می دهند، ممکن است حتی برای خیلی از مدیران دیگر شناخته نشوند.

بسیاری از پیمانکاران و مالکان معتقدند که بهترین راه حل برای مدیریت، افزایش تیم مدیریت است. منطق این است که با داشتن افراد بیشتری در این کار، مدیران می توانند به طور خاص در منطقه کاری خود تمرکز کنند. با این حال، ممکن است این بهترین راه حل در دراز مدت نباشد زیرا افزایش تعداد افراد در پروژه می تواند منجر به شکست همکاری شود که مطمئناً مستلزم افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی خواهد بود.

به جای اضافه کردن بیشتر افراد به تیم سرپرستی، آنها را به ابزارهای مناسبی مجهز کنید. نرم افزار مدیریت پروژه می تواند به ایفای نقش چندین مدیر کمک کند. برخلاف مدیریت سنتی، این نرم افزار به خدمه، توانایی مشاهده پروژه از چند زاویه را می دهد و همزمان با بسیاری از سناریوهای ممکن همگام می شود.

مفاهیم را می توان به صورت دیجیتالی تغییر داد و در کنار هم با تکرارهای قبلی پروژه مقایسه کرد. وقتی صحبت از خطاهای انسانی در صورتحساب، حسابداری و نظارت بر تحویل مصالح می شود که می تواند منجر به افزایش بیش از حد هزینه ها شود، این نرم افزار همچنین می تواند به کاهش این خطر کمک کند.

اجتناب از خطاهای مدیریتی با استفاده از یک سیستم نرم افزاری که صحت تمام اسناد پروژه را تضمین می کند و هشدارهایی را برای تحویل آن ها می دهد، بسیار آسان است. با پشتیبانی اضافی به صورت دیجیتال، مدیران قابلیت مشاهده و انعطاف پذیری کامل در یک پروژه برای عملکرد روان و تدارکات را دارا خواهند بود.

5- ضعف مدیریت سایت

یکپارچگی طراحی، وضعیت تجهیزات و کنترل کیفیت تنها چند مورد از بسیاری از جنبه های یک پروژه هستند که باید در حین ساخت پیگیری شوند. متأسفانه، این مهم همیشه طبق برنامه پیش نمی رود و منجر به افزایش هزینه ها در پروژه های ساختمانی می شود. شکاف ذاتی اعتماد بین مالکان و پیمانکاران ممکن است از قبل وجود داشته باشد زیرا تضاد منافع طبیعی بین دو طرف وجود دارد و می تواند تأثیرات مخربی بر حرکت پروژه داشته باشد.

گفته می شود، حتی اگر هر دو طرف، یک رابطه حرفه ای را حفظ کنند، برخی از پروژه ها خیلی بزرگ هستند و نمی توانند با هرگونه تغییر در سایت همراه شوند و اخبار ممکن است به آهستگی در بخش های مختلف پخش شوند.

بهبود ارتباطات در محل با نرم افزارهای ساختمانی می تواند برخی از مشکلات مدیریت سایت را کاهش دهد. با استفاده از نرم افزار، می توان محاسبات و طرح ها را برای خواندن دقیق تر به صورت دیجیتال ارجاع داد و سناریوهای مختلف را در کنار هم آزمایش کرد تا نتیجه بهتر را درک کنید.

از آنجا که اطمینان حاصل می شود که محاسبات دیجیتال دقیق هستند (البته بر اساس ورودی های دقیق) و می توان به طراحی نرم افزار اعتماد کرد تا به طور دقیق توصیفات موجود در سایت را به تصویر بکشد. همچنین، می توان به سرعت بر اساس اطلاعات جامع و نه سیاست های اداری تصمیم گیری نمود.

همچنین نرم افزار مناسب فرصت بیشتری برای همکاری فراهم می کند. دسترسی آنلاین به طرح ها و سناریوها امکان برقراری ارتباط بیشتر از نقاط دور را فراهم می کند. در حالی که مدیران پروژه در محل حضور دارند و مستقیماً به یک موضوع نگاه می کنند، می توان تصمیم گیری را شروع کرد.

6- عدم استخدام تیم مناسب

بگذارید بگوییم که همه چیز به درستی تخمین زده شده است، برنامه های پروژه بی عیب هستند و تغییر دامنه به طور مؤثری مدیریت می شود. خارج از همه این ها، اگر تیم مجری کار در سطح معینی از استانداردها نباشد، هنوز هم اضافه کاری رخ می دهد. پیمانکاران فرعی باتجربه حتی با بی عیب و نقص ترین طراحی ها و برنامه ها می توانند باعث اشتباهات، تاخیرها و خطاهایی پرهزینه شوند.

متأسفانه، بسیاری از پیمانکاران عمومی از تیم های پروژه خود صلاحیت کافی را ندارند. این که آیا آن ها سعی می کنند با کمترین پیشنهادی کار کنند یا فقط از روابط موجود استفاده می کنند، استفاده از یک تیم اشتباه، کل فرآیند پروژه را در معرض خطر بزرگی قرار می دهد.

پیمانکاران عمومی که مراحل اضافی را برای اطمینان از صلاحیت پیمانکار فرعی طی می کنند، احتمال تجربه هزینه های چشمگیر در ساخت را کاهش می دهند. امروزه راه حل های دیجیتالی سریع و با کاربرد آسان برای ساده سازی صلاحیت ها در دسترس هستند.

کلام آخر

برنامه ریزی برای جلوگیری ازافزایش هزینه ها در پروژه های ساختمان اگر قبلاً انجام نشده باشد، باید در اولویت برنامه شما قرار گیرد. اختصاص دادن زمان برای ارزیابی دلایل هزینه های اضافی و استفاده از راه حل های مناسب، توانایی شما را در اجرای پروژه های پیچیده با کنترل بیشتری تقویت می کند. با برنامه ریزی مناسب و با کمک نرم افزار بهره وری ساخت و ساز، شروع به کاهش هزینه های چشمگیر در پروژه های خود کرده و سود بیشتری به دست آورید.