مدیریت مالی در ساخت و ساز

مدیریت مالی در ساخت و ساز و تخمین دقیق هزینه‌ها امری ضروری است. پروژه‌های ساختمانی از مجموعه‌ای از متغیرهایی تشکیل شده‌اند که می‌توانند به طور چشمگیری باعث شوند شرایط مالی تغییر کند! از تغییرات در هزینه مصالح گرفته تا خرابی و تعمیر تجهیزات، مشکلات موجود در جریان نقدینگی، تهدیدی برای به پایان رسیدن یک پروژه ساختمانی است. درحقیقت، هرچه زودتر متوجه شوید مشکلی وجود دارد، زودتر می‌توانید مسئله را برطرف کنید، به ویژه مشکل اساساً به موضوعات حساس مالی مربوط باشد. ما در مقاله دیگری از کلینیک مشاوره صنعت ساختمان درباره مدریت مالی در ساخت و ساز صبحت می‌کنیم.

مدیریت مالی در ساخت و ساز چیست؟

توجه به امور مالی و اقتصادی باید بخش مهمی از فرآیند برنامه ریزی در قبل و زمان اجرای پروژه ساختمانی باشد. مديريت مالی نياز به تدوين استراتژی برای تضمين اين دارد كه يک پروژه ساخت و ساز آیا در مسیر مثبت رشد قرار دارد؟ و آیا اهداف مالکان به درستی برآورده می‌شود؟

در یک تعریف ساده باید بگوییم: «مدیریت مالی در ساخت ساختمان به فرآیند برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر منابع مالی با هدف دستیابی به حاشیه سود مورد نظر است». این یک روش ایده‌آل برای کنترل فعالیت‌های مالی یک پروژه ساختمانی مانند تهیه بودجه، استفاده از وجوه، حسابداری، پرداخت، ارزیابی ریسک و سایر موارد مرتبط با هزینه است.

به معنای دیگر، مدیریت مالی در ساخت و ساز جهت اطمینان از عملکرد بهینه، رعایت کیفیت ساخت و تطابق در زمان بندی پروژه است. مدیریت هزینه‌ها به کلیه کارکردها، جنبه‌ها و مؤلفه‌های مالی یک پروژه ساختمانی اشاره دارد. ایجاد اطمینان از اینکه ساخت و ساز رشد مثبتی در منابع مالی خود داشته است و همچنین به منظور به حداکثر رساندن سود و به حداقل رساندن هزینه‌ها، مدیریت مالی به تدوین استراتژی نیاز دارد.

هدف از مدیریت مالی در ساخت و ساز

هدف از مدیریت مالی در ساخت ساختمان، تخصیص بودجه به عناصر اصلی پروژه است تا زمینه‌ای برای کنترل هزینه فراهم شود. اصطلاحات بودجه و برنامه مالی اغلب مترادف در نظر گرفته می‌شوند. با این حال، تفاوت در این است که بودجه هزینه‌ای است که برای پروژه تعریف شده است، در حالی که برنامه مالی این است که پول در چه زمانی و برای چه چیزی باید هزینه شود!

بنابراین، برنامه هزینه باید بهترین تخمین ممکن از جریان پول نقد برای پروژه را شامل شود و همچنین باید اهداف مربوط به هزینه‌های جاری را نیز تعیین کند. برنامه هزینه باید کلیه مراحل پروژه را شامل شود تا به عنوان مرجع اساسی برای مدیریت مالی در ساخت و ساز در نظر گرفته شود.

هدف از مدیریت مالی، ساخت بهترین ساختمان ممکن در بودجه تصویب شده است. درحقیقت، برنامه مالی بر مبنای یک فرآیند مثبت در گردش پول و سپس تخصیص هزینه برای هر مرحله از اجرای ساختمان است. این بدان معنا است که سازنده و تیم مدیریت ساخت به خوبی توانسته‌اند وضعیت مالی را بر طبق روند اجرا بررسی و خطرات را پیش بینی کنند.

استراتژی در مدیریت مالی در ساخت و ساز به چه معنا است؟

برنامه ریزی استراتژیک در ساخت و ساز معمولاً شامل چهارچوب چهار مرحله‌ای است. این استراتژی یک فرآیند پیشنهادی است که برای بسیاری از پروژه‌های ساختمانی قابل استفاده هستند که شامل موارد زیر می‌شوند:

1- مأموریت پروژه ساختمانی

ماموریت پروژه دامنه فعالیت‌ها، اهداف و چشم انداز صاحب پروژه را بیان می‌کند. مالک با تعیین مأموریت پروژه ساخت و ساز خود، یک اصول داخلی را ایجاد می‌کند که بر مدیریت مالی مؤثر است. اگر یک سازنده به طور دقیق نداند به دنبال چه چیزی است، تمامی مسائل مربوط به پروژه از نحوه عقد قراردادها گرفته تا اجرای ساختمان و مسائل مالی، دچار مشکل می‌شوند. برای مثال، اگر مأموریت شما به عنوان مالک این است که از طریق ساخت و ساز تجارت کنید و بر درآمدهای خود بیافزایید، می‌دانید که چطور باید پروژه خود را مدیریت کنید.

2- بررسی بازار مسکن

عوامل اقتصادی مؤثر بر فعالیت‌های تجاری و عوامل مرتبط با آن به ویژه در صنعت ساخت و ساز مهم هستند. بررسی بازار مسکن می‌تواند فرصت‌های خاص پروژه را نشان می‌دهد و توجه به خطرات و تهدیدهای احتمالی را برای فعالیت‌های مرتبط فراهم کند. با مطالعه در مورد وضعیت بازار مسکن، از خرید و فروش گرفته تا قیمت مصالح، می‌توان به خوبی در شرایط مدیریت مالی در ساخت ساز را مورد سنجش قرار داد. اگر سازنده یا شرکت ساختمانی به درستی نمی‎تواند وضعیت بازار را بررسی کند، او نیاز به کسب مشاوره تخصصی دارد.

3- تحلیل منابع پروژه

منابع اصلی در ساخت سازی شامل ظرفیت مالی و بودجه بندی، دارایی‌ها (وضعیت ملک، نیروهای کاری، مصالح و ماشین آلات) سیستم اجرایی و و سیستم بازاریابی است. پس از شناسایی این منابع اصلی، نقاط قوت و ضعف آنها نیز تعریف می‌شود. به عبارتی، یک سازنده باید قبل از اخذ پروانه ساخت، منابع پروژه خود را بررسی کند. برای مثال، سازنده باید از خود بپرسد: «چقدر بودجه دارم؟ وضعیت ملک و نحوه اجرای پروژه چگونه است؟ و در پایان، بازاریابی برای فروش ملک چه مسیری را دنبال خواهد کرد؟ یک مالک باید به درستی منابع پروژه خود را ارزیابی کند.

4- توسعه استراتژی هدفمند

با ترسیم دقیق از چشم انداز پروژه که شامل مأموریت، بررسی بازار و تحلیل منابع است، چندین استراتژی تدوین می‌شوند. اما ممکن است یکی از چندین نوع استراتژی کلی را دنبال شود که باید مطابق با شرایط خاص بازار باشد. در انتخاب بهینه‌ترین استراتژی، تحلیل دقیق هزینه‌ها و رونق و رکود بازار باید در نظر گرفته شوند. برای مثال، ممکن است منطقه پنج تهران از نظر خرید و فروش ملک در وضعیت بهتری از منطقه یک قرار داشته باشد، همچنین ساخت و ساز در منطقه پنج نیز توجیه مالی دارد. پس سازنده باید یکی از استراتژی‌های منطقه‌ای خود را بر این استوار کند منطقه پنج برای ساخت و ساز مناسب است.

اقدامات لازم برای مدیریت مالی در ساخت و ساز

برای کنترل مؤثر هزینه اقدامات زیر لازم است:

• تعیین اینكه تمام تصمیماتی كه در هنگام طراحی و ساخت گرفته می‌شود مبتنی بر پیش بینی هزینه‌های نظر گرفته شده است و تصمیمی اتخاذ نمی‌شود كه پیامدهای هزینه آن باعث شود كه از كل بودجه به خطر افتد.
• تشویق تیم پروژه برای طراحی برنامه مالی در تمام مراحل و پیروی از تغییرات و روش‌های کنترل توسعه باید انجام گیرد.
• به طور کلی اثبات شده است که 80 درصد هزینه با طراحی و 20 درصد توسط ساخت و ساز تعیین می‌شود. این مهم است که تیم پروژه آگاه باشد که هیچ یک از اعضای تیم مجاز به افزایش هزینه‌های مربوط به بخش یا عنصر کار خود نیستند.
• به طور مرتب به روزرسانی مسائل مالی باید در روند اجرای ساختمان لحاظ شود.
• تنظیم برنامه جریان نقدینگی برای انعکاس تغییرات در هزینه هدف، برنامه اصلی یا پیش بینی تورم باید در نظر گرفته شود.
• در هر زمان باید بهترین تخمین ممکن از هزینه نهایی پروژه و جریان پول ارائه شود. مدیریت مالی در ساخت و ساز شامل افزودن جزئیات به همراه جمع آوری اطلاعات بیشتر در مورد کار، جایگزینی پیش بینی‌های مالی با هزینه‌های واقعی در هر زمان از فرآیند اجرا است.
• بررسی هزینه‌های احتمالی و خطر در فواصل زمانی و گزارش ارزیابی‌ها، بخش مهمی در مراحل مدیریت ریسک مالی است. تدوین برنامه هزینه نباید شامل افزایش کل هزینه باشد.
• هرگونه ادعای پیش بینی شده یا مورد انتظار باید به مشتری گزارش شده و در گزارش‌‌های مربوط به هزینه‌های عادی اشاره شود.
• تأیید اینکه صرفه جویی در پس انداز بدون تأثیر بر کیفیت یا عملکرد پروژه تکمیل شده امکان پذیر است، باید در نظر گرفته شود.
• ارائه گزارش هزینه‌های منظم، به روز و دقیق برای آگاهی کارفرما از وضعیت بودجه و هزینه فعلی باید انجام شود.
• اطمینان از اینکه هزینه‌های پروژه همیشه بر خلاف بودجه مصوب اصلی گزارش می‌شود، هرگونه تغییر بعدی در بودجه باید به وضوح در گزارش‌های هزینه ذکر شود.
• هزینه واقعی در مقابل هزینه پیش بینی شده باید به در مراحل مختلف پروژه ترسیم شود.

کلام آخر

مدیریت مالی در ساخت و ساز به معنای مدیریت تحویل پروژه در بودجه مصوب شده است.  این موضوع در راستای، کنترل هزینه پروژه از شروع تا پایان، پیش بینی هزینه نهایی پروژه و تحلیل بازار مسکن در آینده است. مدیریت مالی به شیوه‌ای مؤثر هنگامی حاصل می‌شود که سازنده به همراه تیم کنترل پروژه نگرش صحیح به هزینه را اتخاذ کنند. این نگرش صحیح در واقع همان چیزی است یک پروژه موفق را از یک پروژه ناموفق جدا می‌کند!