مدیریت هزینه پروژه چیست؟

داشتن برنامه، چهار فرآیند بیان شده در بالا را راهنمایی می‌کند که به عنوان مؤلفه اصلی مدیریت هزینه پروژه یاد می‌شود. برنامه مدیریت هزینه، سندی است که نحوه مدیریت، کنترل و ارتباط هزینه‌های یک پروژه را برای تکمیل فرآیند آن در بودجه تعریف می‌کند.

یک برنامه مدون، فرد یا گروهی را که مسئولیت مدیریت هزینه را بر عهده دارد، مشخص می‌کند. همچنین جزئیات نحوه ارزیابی عملکرد هزینه پروژه را تعیین کرده و قوانینی را برای نحوه برقراری ارتباط عملکرد هزینه با مالکان پروژه تعیین می‌کند. نحوه برنامه ریزی، روش‌هایی که با آنها تغییرات اقتصادی پروژه را کنترل می‌کند را هم در نظر می‌گیرد.

در حالی که می‌توانید یک برنامه ریزی مدوم را متناسب با نیاز سازمان خود تنظیم کنید، اما باید بدانید که برنامه معمولاً از یک فرمت استاندارد پیروی می‌کند. بخش‎های اصلی برنامه ریزی اغلب شامل موارد زیر هستند:

برنامه واریانس هزینه
رویکرد مدیریت هزینه
اطلاعات مربوط به برآورد هزینه
مبانی اولیه هزینه
کنترل هزینه و فرآیند گزارش دهی
فرآیند کنترل تغییر
بودجه پروژه و مصوبات

همچنین ممکن است بخواهید سطوح اختیارات مالی را برای پرسنل اصلی پروژه درج کنید. مشخص کنید که کدام نقش‌ها می توانند حد بالایی از هزینه را تأیید کنند. بگذارید این بخش‌ها را با عمق بیشتری بررسی کنیم:

برنامه واریاس هزینه: واریانس هزینه زمانی اتفاق می‌افتد که مقدار واقعی با مبلغ بودجه متفاوت باشد. اندازه واریانس معمولاً نیاز به اقداماتی متفاوتی دارد، واریانس هزینه کمتر از پنج درصد، ممکن است منجر به تغیرات جزئی در بودجه شود، در حالی که یک واریانس 95 درصد یا بیشتر می‌تواند باعث توقف کامل پروژه شود.

رویکرد مدیریت هزینه: در این بخش، رویکردی که یک مدیر برای مدیریت هزینه از آن استفاده می کند، شرح داده می‌شود. سطح سخت گیری می تواند متفاوت باشد، اما توضیح می‌دهد که چگونه می‌توانید یک مبنای اولیه را تعیین و هزینه‌های واقعی را محاسبه کنید. افراد معمولاً هزینه‌ها را از طریق حساب‌های کنترلی ردیابی و گزارش می‌کنند. این اغلب در سطح سوم ساختار تجزیه کار، اتفاق می‌افتد، ابزاری که یک پروژه را به اجزای کوچک یا تکه‌های مختلف کاری تقسیم می‌کند، تا منابع مورد نیاز برای تکمیل یک کار یا پروژه ساختمانی را تعیین کند.

برآورد هزینه: برآورد هزینه های پروژه، میزان تغییر و دقت و ریسک مورد انتظار را محاسبه می‌کنند. این بخش از برنامه ریزی مدیریت هزینه پروژه عملاً مهمترین قسمت است، زیرا بودجه بندی و تعیین خطرات و ریسک‌ها را مشخص می‌شوند.

مبنای اولیه هزینه: این معنی خاصی در مدیریت پروژه ساخت و ساز دارد و نمایان گر برنامه زمان بندی کوتاه و هزینه مجاز است. این مورد جمع هزینه برآورد شده پروژه و ذخایر احتمالی است.

کنترل هزینه و فرآیند گزارش دهی: در این بخش، نحوه اندازه گیری هزینه‌ها و معیارهای کلیدی آنها در طول پروژه مشخص می‌شوند.

فرآیند تغییر کنترل: این فرآیند، ایجاد تغییر در مبنای اولیه هزینه و چگونگی تأیید این تغییرات پیشنهادی را توصیف می‌کند.

بودجه پروژه: بودجه براساس مبلغ هزینه پایه، با کل هزینه‌های اجرایی پروژه (از جمله موارد احتمالی ناشی از خطرات احتمالی) ایجاد می‌شود. همچنین مبلغی برای پوشش خطرات غیرقابل پیش بینی یا حوادث ناشناس که ممکن است به وجود آیند نیز در این مرحله تخصیص داده می‌شوند. یک پروژه ساخت و ساز معمولاً سیاستی را برای این مهم تعیین می‌کند که اغلب مبلغی مبتنی بر 5 تا 15 درصد بودجه کلی است.