مدیریت پیمان چیست؟

مدیریت پیمان نقش مهمی را در اجرای صحیح پروژه، استراتژی‌ها و اهداف تجاری و روابط حقوقی و قراردادی بین طرفین بازی می‌کند. سازمان‌ها چه در بخش دولتی و چه خصوصی به دنبال کاهش عملکرد هزینه‌های کارآمد خود هستند. آنها اکنون اهمیت مدیریت پیمان را در تحقق یک پروژه موفق درک می‌کنند. مدیریت مؤثر پیمان می‌تواند اهداف و استراتژی کارفرمایان و سازندگان را به سر منزل مقصود برساند. به هر روی، هدف اصلی این مقاله تأکید بر لزوم دستورالعمل‌های مدیریت قرارداد به عنوان ابزاری در تحقق اهداف پروژه است. همچنین در مورد شیوه‌ها، اصول عوامل مهم یک مدیریت پیمان موفق صحبت خواهد شد؛ با کلینیک مشاوره صنعت ساختمان همراه باشید.

مدیریت پیمان چیست؟

بسیاری از افراد تصور می‌كنند كه مدیران در تمام سطوح، از فنون مؤثر برای مدیریت پیمان آگاه هستند. اما مدیریت قرارداد در واقع می‌تواند یک حرفه باشد، حتی یک انجمن بین المللی برای مدیریت قرارداد و تجارت با نام IACCM نیز وجود دارد. مدیریت پیمان را چگونه تعریف می‌کنید؟ در یک تعریف ساده می‌توان گفت: «مدیریت پیمان به بهترین وجه، مربوط به مدیریت ریسک و روابط است. در ساده‌ترین نوع آن، سندی است که روابط بین دو طرف (کارفرما و پیمانکار) را توصیف می‌کند، به این معنا که هر یک از آن‌ها با چه چیزی موافقت می‌کنند و چه کسی خطر را در صورتی که همه چیز طبق برنامه مشخصی پیش نرود، انجام می‌دهد».

در مدیریت پیمان اطمینان حاصل می‌شود كه هر دو طرف به نتیجه‌ای كه در ابتدا می‌خواستند رسیده‌اند یا خیر. مواردی مانند گردش پول، درآمد، تعهدات و سایر حوزه‌های مربوط به پروژه ساختمانی، از این فرض ساده سرچشمه می‌گیرند. به عبارتی دیگر، مدیریت پیمان یک روش همکاری است، به این صورت که کارفرما با پیمانکار (حقیقی یا حقوقی) قراردادی را منعقد می‌کند تا مسئولیت اجرای پروژه را بر عهده او قرار دارد. برای مثال، یک سازنده که تأمین کننده هزینه‌های ساخت بوده و مالک پروژه است، می‌تواند مسئولیت اجرای ساختمان را به فرد یا شرکتی بدهد. قراردادی که مابین دو طرف امضاء می‌شود، مدیریت پیمان نام دارد.

فواید مدیریت پیمان

مزایای استفاده از مدیریت پیمان در پروژه‌های ساختمانی به شرح زیر هستند:

• درک بهتر از روند کار
• بهبود در مهارت مذاکره برای پروژه‌های عمرانی
• کمک در درک اهمیت برنامه ریزی و کنترل پروژه
• توانایی به اجرای مراحل ایمنی در سایت
• جلوگیری از تأخیر در پروژه و هزینه‌های بیش از حد
• مستند سازی جهت دادخواست یا داوری
• درک وظایف و مسئولیت‌های معمار و مهندسین در یک قرارداد ساختمانی
• بهبود کیفیت ساخت و تمرکز بیشتر در سرعت کار
• ارزش بیشتر برای کنترل جریان مالی و اقتصادی
• کاهش مدیریت بحران
• کاهش سطح ریسک
• اجرای مؤثر با توجه به خطرات موجود
• انجام فعالیت‌ها مبتنی بر انگیزه و تقسیم کار
• شناسایی و رفع زودهنگام عملکرد ضعیف در کار و مشکلات مرتبط با آن
• کنترل عملکرد، هزینه‌ها و استانداردها
• کاهش تمایلات سودجویانه پیمانکار
• حفظ منافع دو طرف و افزایش میزان رضایت

تیم مدیریتی ما در کلینیک مشاوره صنعت ساختمان، تمامی قراردادها در مدیریت پیمان را برای مراحل مختلف پروژه تنظیم و تفسیر می‌کنند. تخصص ما در به حداقل رساندن ریسک و به حداکثر رساندن رضایت همه طرفین درگیر است.

عناصر اصلی یک مدیریت پیمان

شرایط و مواردی که باید در یک قرارداد کتبی مدیریت پیمان وجود داشته باشند، اغلب به پیچیدگی پروژه بستگی دارد. با این حال، هر قرارداد پیمان باید موارد زیر را در بر گیرد:

• مقررات مربوط به شروع و خاتمه که نحوه برخورد با شرایط پیش فرض را کنترل می‌کند باید آورده شود.
• دامنه کار باید دقیقاً مشخص کند چه کسی برای انجام چه کاری موافقت دارد و از چه تکنیک‌ها و مصالحی استفاده خواهد شد.
• مدت زمان ساخت یا برنامه زمانبندی ساخت و ساز که با پیشرفت کار ممکن است به روز شود، باید در متن قرارداد قید شود.
• شرایط عمومی که حقوق و مسئولیت‌های دو طرف را مشخص می‌کند و به چگونگی حل و فصل اختلافات احتمالی می‌پردازد، باید به روشنی قید شود.
• یک قرارداد خوب باید مراحل مختلف ساخت بنا اعم از طراحی، پیش ساخت، ساخت و ساز (تأمین مصالح، تجهیزات و تیم‌های کاری) و پایان کار را شامل شود. قرارداد پیمان باید تقریباً همه این موارد را تحت پوشش قرار دهد.
• تغییرات در مدیریت پیمان قاتفاق می‌افتند و باید به خوبی مدیریت شوند. در حالت ایده آل، چگونگی این روند باید از قبل در قرارداد بیان شده باشد.
• آیا قیمت به عنوان هزینه ثابت، هزینه اضافه یا هزینه به علاوه با حداکثر قیمت تضمین شده محاسبه می‌شود؟ باید وضعیت هزینه‌ها در قرارداد مشخص شود.
• نحوه تغییر شیوه کار و زمان انجام هر مرحله از پروژه باید قید شود.
• خسارت ناشی از تأخیر در تکمیل فرآیند کار باید در متن قرارداد بیان شود.
• چگونگی رسیدگی یا انجام اختلافات بین طرفین باید آورده شود.
• نحوه درخواست و پرداخت هزینه‌های پیشرفت موقت، از جمله شرایطی که باید برای ایجاد یک پرداخت ارائه شوند، باید مشخص شود.
• از جمله اینکه چه بخش‌هایی به بیمه نیاز دارند، چه مواردی باید تحت پوشش بیمه قرار گیرند و حقوق طرفین برای مطالبه بیمه نامه‌های طرف چه چیزهایی هستند، باید در قرارداد مدیریت پیمان قید شود.
• هر مورد خاصی که در قرارداد در نظر گرفته می‌شود باید کاملا سنجیده شده باشد و حقوق دو طرف را بیان بدارد.

یک قرارداد خوب نوشته شده در بین مشتریان اصلی، به فرد این اطمینان را می‌دهد که هر کس بر اساس آنچه توافق شده است، وظایف خود را انجام خواهند داد.

نمونه قرارداد مدیریت پیمان

یک نمونه قرارداد برای مدیریت پیمان باید سه مورد مهم زیر را در خود داشته باشد:

دامنه کار: مهم است که قرارداد مدیریت محدوده دقیقی از کارهایی که قرار است اجرا شود را شامل باشد. پیمانکار کدام وظایف را بر عهده دارد؟ چقدر کنترل عملیاتی کار بر  عهده کارفرما است؟ وظایف دو طرف باید به طور روشن در قرارداد ذکر شود.

شرایط پرداخت: ، تا زمانی که شیوه اجرای کار تغییر نکرده و یا به تأخیر نیفتاده است، برخی از قراردادهای مدیریت پیمان، پرداخت هزینه ثابت ماهانه را در نظر می‌گیرند. در موارد دیگر، کارفرما براساس اهدافی که به دست می‌آورد، درصد سود یا پرداخت مربوط به عملکرد پیمانکار به او تسلیم می‌کند.

مدت زمان توافقنامه: چه مدت قرارداد ادامه خواهد یافت؟ بسته به اهداف سازنده، این ممکن است از چند ماه تا چند سال باشد. خوب است که در مورد بند فسخ قرارداد اصرار کنید تا اگر پیمانکار به اهداف اصلی پروژه نرسید، زود هنگام قرارداد او را خاتمه دهید. این مورد می‌تواند بلعکس نیز باشد، اگر کارفرما در زمان مقرر حقوق پیمانکار را پرداخت نکرد، او می‌تواندبه همراه شکایت قانونی، قرارداد را فسخ کند.

کلام آخر

در مدیریت پیمان، قرارداد سندی است که نتایج مذاکره بین ذی نفعان مختلف در یک پروژه را معین بیان می‌کند. این قرارداد قوانین و مسئولیت‌ها را تعیین می‌کند و میزان خطر را مشخص می‌کند. انعقاد یک قرارد مناسب که مسئولیت‌ها و خطرات مربوط به جنبه‌های مختلف پروژه را تعیین می‌کنند، بسیار مهم است.

یکی از خدمات بسیار ارزشمندی که کلینیک مشاوره صنعت ساختمان ارائه می‌دهد، تخصص در استفاده از قراردادها برای مدیریت پروژه‌های ساختمانی است. خواندن و فهمیدن قراردادها بسیار دشوار است، به همین دلیل است که ما به راحتی این کارها را برای طرفین قرارداد انجام می‌دهیم.