مدیر پروژه کیست؟

مدیر پروژه (Project Manager) بر تمام مراحل ساخت و ساز نظارت می‌کند و مطمئن می‌شود که پروژه به موقع و در محدوده بودجه مورد نظر انجام شده است. او کسی است برای تهیه نقشه‌ها، تعیین جدول زمانی و محاسبه هزینه‌های کار و مصالح ساختمانی از نزدیک با معماران و مهندسان همکاری می‌کند. درحقیقت، هر پروژه ساختمانی به یک مدیر (منظور ما کارفرما، مالک یا سازنده نیست) نیاز دارد تا بر روند کلی کار نظارت داشته باشد. برای اینکه در مورد مدیر پروژه بدانید با مقاله دیگری از کلینیک مشاوره صنعت ساختمان همراه باشید.

مدیر پروژه شخصی است که مسئولیت کلی ساخت و ساز را برای شروع موفقیت آمیز، برنامه ریزی، طراحی، اجرا، نظارت، کنترل و خاتمه یک پروژه را بر عهده دارد. ساخت و ساز، پتروشیمی، معماری، فنآوری اطلاعات و بسیاری از صنایع مختلف که محصول و خدمات تولید می‌کنند، از این عنوان شغلی استفاده می‌کنند.

مدیر پروژه باید ترکیبی از مهارت‌ها از جمله توانایی پرسیدن سؤالات نافذ، تشخیص مفروضات بی‌رویه و حل اختلافات و همچنین مهارت‌های مدیریتی عمومی را داشته باشد. نکته اصلی در بین وظایف یک مدیر پروژه، شناخت خطر احتمالی در پروژه است که به طور مستقیم بر احتمال موفقیت تأثیر می‌گذارد و این خطر را باید به طور رسمی و غیررسمی در طول عمر یک پروژه بسنجد.

اهمیت یک مدیر پروژه در ساخت و ساز چیست؟

به عبارت ساده، مدیر پرو) مسئولیت موفقیت یک پروژه ساختمانی را برعهده دارد. او بر همه جنبه‌ها از جمله برنامه ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و خاتمه کار نظارت دارد. مدیران پروژه اطمینان حاصل می‌كنند كه اهداف و بودجه‌ها برحسب بازه زمانی برآورده می‌شوند.

مدیریت کردن برای تکمیل موفقیت آمیز هر پروژه بزرگ ساختمانی ضروری است. یک مدیر پروژه باید از مهارت‌های متنوعی برخوردار باشد، تا بتواند به طور مؤثری در مسیر درست یک پروژه حرکت کند و ارتباطات مناسبی را با تیم‌های پروژه ایجاد کند.

در حالی که رعایت ضرب الاجل‌ها و تکمیل پروژه در بودجه پیش بینی شده بسیار مهم است، یک تیم مدیریت پروژه باید با نیاز مستمر برای تغییرات و شرایط غیر منتظره کنار بیاید. به عبارت ساده، مدیران پروژه باید یک پروژه را به سمت موفقیت هدایت کنند.

به عنوان بخشی از فرآیند نظارت، مدیران پروژه باید به طور مرتب از پیشرفت پروژه به مالک یا سازنده خبر دهند. در حقیقت پشتیبانی از اهداف مالک ساختمان، بخش بزرگی از وظایف یک مدیر پروژه است.

مهارت‌های یک مدیر پروژه

احتمالاً قبلاً تجربه قابل توجهی را در صنعت ساخت و ساز داشته‌اید که این امر شما را در برعهده گرفتن نقشی در مدیریت پروژه آماده کرده است. با این وجود تعدادی مهارت اصلی برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه خوب وجود دارند که شرح زیر هستند:

رهبری: مدیر ساخت و ساز، باید بتواند با داشتن اخلاق مناسب کاری، اعمال رعایت استانداردهای ایمنی و کیفیت، تصمیم گیری صحیح و آگاهانه و پاسخ مناسب به خطرات و تغییرات پروژه‌ها، تیم خود را مدیریت کند.

ارتباطات: مدیران پروژه‌های ساختمانی از این مهارت‌ها برای برقراری ارتباط موثر با افراد درون و خارج از سازمان استفاده می‌کنند. این مدیران اهداف هر پروژه را بازپخش می‌کنند، برنامه‌ها و استراتژی‌ها را اجرا و ارزش‌ها را به طور مداوم و مؤثر بازگو می‌کنند. علاوه بر این، مهارت‌های ارتباطی مدیران پروژه‌، آنها را قادر می‌سازد تا اطلاعات مربوطه به خوب دریافت و منتقل کنند.

صداقت: مدیر پروژه موفق به حفظ ارزش‌های خود متعهد است. او استانداردهای اخلاقی را برای تیم خود تعیین می‌کند. او تلاش می‌کند تا از طریق شفافیت و پرورش روابط بر حسب اعتماد، اعضای تیم و نظر کارفرما را به خود جلب کند.

مدیریت ریسک: مدیران پروژه‌های ساختمانی می‌دانند که ریسک لزوماً چیز بدی نیست و آماده‌اند تا از عهده هرگونه تغییر غیرمنتظره در برنامه‌های پروژه، جدول زمانی و سایر تغییرات پیش بینی نشده برآیند.

مهارت‌های بین فردی: افراد حرفه‌ای باید ارتباط شفاف و محترمانه خود را با دیگران در همه زمان حفظ کنند. مدیران موفق به طور مداوم پذیرای هرگونه بازخورد بوده و برای یادگیری روش‌ها و تکنیک‌های جدید آماده هستند، زیرا درک می‌کنند که مزایای مداومی ‌در ادامه یادگیری وجود دارد.

مهارت‌های فنی: مدیران ساخت و ساز مسئول محاسبات و تنظیم بودجه، نگهداری سوابق دقیق و ارائه برآورد و همچنین تخصیص مناسب بودجه هستند. در این حرفه از نرم افزارهای کنترل پروژه جهت زمان بندی، تخصیص نیروی کار و مدیریت جدول زمانی استفاده می‌شود. مدیران پروژه از نرم افزارهایی مانند مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project) برای سازماندهی وظایف و نیروی کار خود استفاده می‌کنند. این نرم افزاری به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا ظرف چند دقیقه گزارش‌ها و نمودارهای لازم را تهیه کنند.

مسئولیت‌های مدیر پروژه

او شخصی است که وظیفه تصمیم گیری‌های بزرگ و کوچک را بر عهده دارد. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل كند كه ریسک را كنترل كرده و عدم اطمینان را به حداقل می‌رساند. هر تصمیمی که او اتخاذ کند باید مستقیماً به نفع پروژه باشد. مسئولیت مدیر پروژه شامل فعالیت‌های زیادی از جمله موارد زیر است:

برنامه ریزی و تعریف دامنه کار
برنامه ریزی فعالیت‌های روزانه تیم کاری
برنامه ریزی منابع در دسترس
برنامه‌های در حال توسعه
تخمین زمان
برآورد هزینه
تهیه بودجه
تهیه مستندات لازم
تحلیل ریسک
مدیریت خطرات و مشکلات
پیشرفت و نظارت بر گزارش گیری
رهبری تیم
مشارکت در تجارت
کنترل کیفیت
تحقق اهداف

از مدیریت همکاران گرفته تا فعالیت‌های روزانه، مسئولیت مدیر فراتر از خود پروژه است. به عنوان مثال، ممکن است مدیران پروژه به بررسی نیازهای مربوط به مصالح ساختمانی توجه داشته باشند یا فعالیت‌های روزانه را برای تیم کاری برنامه ریزی کنند.

وظایف مدیر پروژه

از آنجا که مدیران پروژه بر کلیه جنبه‌های مهم فرآیندهای ساختمانی، از برنامه ریزی و بودجه بندی گرفته تا اجرا و تحویل نهایی، بر همه چیز نظارت کامل دارند. مدیران ساخت و ساز برای تعیین جدول زمانی پروژه و تعیین هزینه‌ها با پیمانکاران و معماران همکاری نزدیکی را نیز خواهند داشت. هدف اصلی تکمیل یک پروژه، رسیدن به اهداف مورد نظر است. اندازه گیری پیشرفت، استخدام نیروی کار، ایجاد معیارها، بودجه ریزی و همچنین به روز نگه داشتن یک پروژه نیز از وظایف اصلی یک مدیر پروژه است. در اینجا لیستی از نقش‌های اصلی مدیران پروژه‌های ساختمانی آورده شده‌اند:

تهیه برنامه‌های قابل تحویل به عنوان یک نقشه راه برای تیم سازنده
بررسی دقیق پروژه برای تعیین اینکه آیا همه چیز طبق برنامه انجام شده است یا خیر
برآورد هزینه
تعیین اهداف قابل دستیابی
نظارت بر پروژه برای تنظیم بودجه
هماهنگی با تیم و ذینفعان
مدیریت خطرات

بیایید نگاهی به برخی از مراحل اصلی یک پروژه ساختمانی و وظایف یک مدیر پروژه بیندازیم:

برنامه ریزی

برنامه ریزی می‌تواند فرآیندی جامع باشد که جهت‌ها و استراتژی‌ها را بر اساس نیازهای پروژه تنظیم می‌کند. برنامه ریزی همچنین مطابق با ضوابط ساختمانی و الزامات نظارتی را تضمین می‌کند. یک پروژه می‌تواند مراحل زیادی را در برگیرد و هر مرحله باید در طول برنامه ریزی مورد توجه قرار گیرد. برنامه‌های تفصیلی پروژه می‌توانند به عنوان معیارهایی برای ردیابی و ارزیابی پیشرفت، مورد استفاده قرار گیرند. بدون تدوین برنامه جامع برای شروع یک پروژه، پروژه با تأخیر در اجرا و مشکلات مالی مواجه می‌شود.

مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مهمترین مهارت‌های یک مدیر پروژه است. تنظیم یک جدول زمانی واقع بینانه و رعایت مداوم مهلت‌ها و استانداردهای کیفیت، برای تحویل به موقع یک پروژه مهم است. یک مدیر پروژه مؤظف است مدت زمان هر مرحله از پروژه را تخمین بزند تا از خطاها و تأخیرهای انسانی جلوگیری کند. هنگامی که یک پروژه وارد مرحله اجرا می‌شود، بسیاری از عوامل غیرمنتظره باعث می‌شوند براساس شرایط جدید برنامه کاری تغییر کند.

مدیریت ریسک

توانایی تیم مدیریت پروژه در مقابله با خطرات، نقش تعیین کننده‌ای در تکمیل یک پروژه دارد. توصیه می‌شود برای مقابله با خطرات، یک برنامه احتمالی ترسیم کنید. هنگام تنظیم جدول زمانی برای یک پروژه، داشتن انعطاف از نظر تخصیص زمان مفید است. داشتن مقداری وقت اضافی برای انجام یک فعالیت می‌تواند به مدیریت ریسک کمک کند. توصیه نمی‌شود که از یک روش واکنشی در هنگام کاهش زمان و خطرات پیروی کنید. مدیر پروژه‌ای که خطرات ناشی از آن را در برنامه کلی خود حدس می‌زند، احتمالاً پروژه نهایی را بدون شکستن مهلت و محدودیت هزینه تحویل خواهد داد.

کلام آخر

مدیر پروژه موفق کسی است که به خطرات ناشی از عدم اطمینان، به عنوان اصلی ترین نگرانی خود توجه می‌کند. بیشتر مواردی که در یک پروژه تأثیر می‌گذارد، به نوعی از ریسک ناشی می‌شود. یک مدیر پروژه خوب می‌تواند خطر را بطور قابل توجهی کاهش دهد، غالباً با پایبندی به سیاست ارتباطات باز، اطمینان حاصل می‌کند که هر یک از شرکت کنندگان مهم، فرصتی برای ابراز عقاید و نگرانی‌های خود دارند.